Var man är i sin utveckling av systemstöd beror på många faktorer, men en avgörande faktor är hur företaget startat. Har man fått in riskkapital och drar igång en verksamhet med tillväxtkrav så hamnar man långt fram med systemstöd och då ofta modernt IT-stöd. Ser vi på företag som en gång grundats av våra föräldrar eller farföräldrar och där verksamheten gått i blodet i generationer ser det ut på ett helt annat sätt.

Jag har varit i retailbranschen i över 20 år. Mina föräldrar hade bageri och konditori under min uppväxt där jag nära studerat hur man med olika system kan stödja sin drift. Med system så tänker de flesta genast på datorer, server, mjukvara, nätverk och en massa tekniska prylar, men jag menar även att spiralblock och penna kan vara ett systemstöd.

Låt oss se på ett par olika stadier i systemstödets utveckling. Jag anser inte att det är bättre eller sämre att vara i den ena eller andra kategorin, men jag tycker det är viktigt att belysa att det finns ett par naturliga steg mellan dem.

Småskaligt som växt
Låt oss gå tillbaka till mina föräldrars verksamhet som var ett familjeföretag där tre generationer arbetade. Det var viktigt att se till att det fanns råvaror för att kunna producera (mjöl, socker och allt som en bagare behöver), ha kontroll på marginalerna för utpriset och hantering av löner och omkostnader.

Här fanns det ett par snillrika system i drift:

· Pappas system över råvaror – Allt ordnades så att när man tog en ny säck/kartong/burk så syntes det att det behövde beställas nya råvaror.

· Beställningsarket – Baksidan på en tårtkartong där man ritat upp ett rutnät över gjorda beställningar. Här har vi nu spårbarhet på trender vid nästa beställning. De gamla beställningarna syns ju här samtidigt som vi gör nya!

· Kassaapparaten – Den hanterades så att kassörskorna slog in priset och angav varugrupp. Här fick man momsen automatiskt beräknat och ett kvitto skrevs ut.

· Farmors kollegieblock – Beräkning för löner baserat på antalet arbetade timmar och en annan sida över lokalkostnader. Kontroll på marginaler och liknande var uppenbart varje månadsslut då lönerna och räkningarna var betalda.

Ett enkelt system, men det fungerade under verksamhetens 45 åriga drift.

Verksamheten behöver IT
Kanske växer verksamheten så man behöver digitalisera sig något. Excel, Word, kassor som kan laddas med artikelregister och bokföringsprogram blir nödvändigt. Hur ska man nu hantera den lite ovana digitala miljön?

Ofta är det sonen Lars, som kommit i kontakt med datorer i skolan som får ta rollen som den lilla verksamhetens IT-ansvarige. Lars får fixa skrivare, dra nätverkssladdar och ringa till leverantören av kassaregistret så att allt fungerar.

Jag är imponerad över hur pass kunniga experter alla Lars jag mött genom åren har blivit med tiden. De kan verksamheten på sina fem fingrar, inget går dem förbi i systemen som byggs ut och filerna som skyfflas från kassan till bokföringen.

För att ta sig till drift med visst IT stöd så är det bra att känna en Lars, men det finns ofta någon lokal IT support man kan få hjälp av vid behov.

Verksamheten behöver IT med stöd för arbetsflöden
Omsättningen ökar, priserna pressas, fler anställda, fler leverantörer. Det går bra nu. Men det börjar bli omöjligt att hålla koll på allt. Beställningar missas, inleveranser försvinner och skulle Karin bli sjuk som har alla processer i huvudet och i sitt Excel-ark så stannar hela verksamheten.

Nu är det dags att se över hela IT-miljön. Här behöver Lars få mer resurser, kanske behövs det tas in en CIO med erfarenhet från större drift, åtminstone på deltid. Vi behöver införa ett ERP och POS som kan samarbeta och som kan ge information till användarna även om Karin är borta. Vi behöver få kontroll på orderflöden, försäljning och järnkoll på våra marginaler.

När vi ska ta oss från det lokala IT-stödet till IT med processtöd så behöver man ta in hjälp. Gör gärna några workshopar med kunniga personer. Det behöver inte vara någon från en systemleverantör, även om de ofta har stor erfarenhet att bidra med. Hitta någon med erfarenhet som kan hjälpa till att runda de fallgropar som finns när man tar det stora steget. Lyssna på många systemleverantörer och hitta en som du känner har ett framtidssäkrat system, såväl som personal som förstår DIN verksamhet.

Kedjestyrning, weborder, centrallager och avancerad kontaktyta med kund
Nu har vi kommit förbi stadiet med någon enstaka butik och konsoliderad verksamhet. Vi har växt till en kedja. Leverantörerna skickar inte längre varorna direkt till butik utan vi tar emot det till vårt centrallager och distribuerar ut till butikerna. Butikslagren styrs både från centralt håll och lokalt. Vi har kampanjer centralt och lokalt, erbjudanden och kuponger som skickas till kunder baserat på köphistorik. Nu har vi en regelrätt IT avdelning, driftsleverantörer, serverhallar och troligtvis systemstöd från två eller flera leverantörer som är integrerade.

Förhoppningsvis har du redan hittat en systemleverantör tidigare som kan hjälpa till med de nya processerna som ska implementeras. Se även till att ha dedikerad projektledare som kan hålla ihop projektet då det ofta är flera parter som är inblandade i olika delar.