IT chefens mardröm: högsäsong, fullt med kunder i butikerna och så går kassalinjen ner. Ju större verksamhet, desto större katastrof blir följden. Har vi en enskild butik där vi säljer kapitalvaror till några enstaka kunder per dag så kan vi lösa problemet med manuellt skrivna kvitton och efterregistrering när systemet är tillgängligt igen, men inte när vi ser på verksamheter i större skala.

Så hur undviker man driftstörningar i kassalinjen?

Ett exempel – vad kostar driftstörningar?

Som exempel kan vi se på Gekås i Ullared. En butik ute på landsbygden kanske inte låter som något större problem men vi kan se på lite fakta vad som händer där en dag under högsäsong:
– 27 500 besökande kunder
– 29 000 000 kr i försäljning
– 1,4 km kö för att komma in i butiken
– I genomsnitt 530 000 kvittorader per dag

Störning i kassalinjen blir i det här fallet verkligt katastrofala. Låt oss se vad en timmes stillastående kassalinje skulle kosta i utebliven försäljning.

Gekås har öppet 12 timmar under en vardag. Är toppnoteringen på 29 MSEK gjord en sådan dag så kostar stillaståendet dem 29/12 MSEK = 2 500 000 kronor. I Ullared har de inte problem med att få kunder till butiken, de har problem med att få ut dem ur butiken tillräckligt snabbt för att kunna fylla på med nya. Skulle kassalinjen gå ner under en sådan dag så är manuellt kvittoskrivande inte ett alternativ.

Ett kostsamt exempel! Och värre kan det vara för en kedja där en driftstörning drabbar samtliga butiker.

Hur skyddar man sig?

Det finns egentligen bara ett sätt att skydda sig och det är att sprida sitt data till de olika arbetsstationerna som absolut inte får drabbas av nertid. Vi behöver alltså börja replikera och duplicera data för att få en ny nivå av säkerhet. Här kan det gå tokigt om systemet inte är anpassat från början för att hantera krissituationer. Många system gör en kopia av sitt centrala data och skickar ner det till den lokala kassapunkten. Det är i sig inte något fel, men det bästa är om man gör en anpassad datamodell för offline-möjligheten.

Centrala servern och de lokala databaserna behöver nu underhållas med information som uppdateras på den centrala servern. Användarna kommer att ändra produktinformation, priser, kundinformation, avtal, mix- and matcherbjudanden, kampanjer och så vidare. Den informationen måste skickas ner omedelbart för att säkerställa korrekt information i fall vi skulle hamna i ett offlineläge.

Automatik blir en trygghet

Låt oss nu ponera att vi har replikerat data på ett smart sätt ner till kassapunkten, användande av en optimerad datastruktur för offlineläget. Skulle nu nätverket gå ner så ska systemet känna av det automatiskt och byta från att köra online mot den centrala databasen, till att köra mot den lokala datakällan.
Användarna ska aldrig behöva ingripa utan försäljningen ska fortgå som om ingenting hade hänt. Självklart kommer funktioner som bara finns tillgängliga på den centrala servern att försvinna som alternativ, men vi kan ta betalt av våra kunder, veta att vi tar rätt pris i varje försäljning och se till att vi får in pengarna från butiken. Vi kan fortsätta att registrera vilka kunder som varit på besök och så vidare.

När nätverket återigen är tillgängligt så ska systemet automatiskt koppla upp sig centralt igen och användarna kan nu återigen använda de centrala systemet. Så snart vi kontakt så måste den lokalt skapade försäljningen skickas till vår centrala enhet samtidigt som vi synkroniserar det som förändrats centralt till det lokala. Användaren ska bara fortsätta använda systemet och inte fundera på det tekniska i något läge.

Traditionella system kräver att användaren startar en för ändamålet specialanpassad applikation och måste stänga den vanliga klienten. Inte nog med att vi då har ett läge där vi har driftstörningar, vi har dessutom lagt till den mänskliga faktorn som felkälla.

På det här sättet så får vi offlinehanteringen automatiserad och säker. Verksamhetens IT-chef kan sova mycket lugnare på natten med den vetskapen och butikscheferna kan vara trygga över att de inte behöver förlora intäkter på grund av att grävmaskinisten utanför butiken råkar gräva av en internetkabel.

Fortsättning följer…