5 fallgropar att undvika när du ska byta Retailsystem

Du har insett att ni behöver byta ert retailsystem, men det är ett komplext arbete. Ett retailsystem berör många i en organisation och ett byte får oftast konsekvenser för flera inblandade. Så ska man verkligen byta system? Helst vill man svara NEJ bara för att slippa den huvudvärk som man vet kommer att uppstå.

Du kan läsa mer om det i vår blogg Därför ska du INTE byta ERP.

Men om du nu har detta stora projekt hängandes över dig så vill vi hjälpa dig på bästa sätt.

I denna blogg kan du läsa en sammanställning av de 5 vanligaste fallgroparna och vi på Heads har stött på och nu ger vi svaren på hur du ska lösa de eller undviker de helt och hållet. Du känner säkert till några fallgropar redan, men vet du hur du löser de?

Fallgrop #1 – Missa att fråga vad berörda medarbetare tycker

Ett retail-system berör många i en organisation och ett byte får konsekvenser för flera inblandade. Många fokuserar på själva planen men missar att fråga vad de som berörs tycker.

Hur undviker man den?

Det är viktigt att ha en tydlig kommunikation. En gyllene regel när det kommer till förändringar är att fråga alla som det berör i organisationen. Att ha blivit tillfrågat initialt ökar chansen att projektet tas emot på ett positivt sätt i alla delar av organisationen. Representanter för olika områden har också olika erfarenheter som tillsammans skapar en värdefull helhet över projektet.

Fallgrop #2 – Missa att få med alla intressenter

Ett vanligt misstag många gör är att ta för givet att en förändring är lika bra som man själv tycker även fast de inte har fått samma information. Att hålla informationen för sig själv kan resultera i att ingen till slut vet vad du håller på med, eller ännu viktigare – varför du gör det.

Hur undviker man den?

Här gäller det att få alla med på båten och då är det kommunikation som är nyckeln. Kommunicera vad som ska göras, hur det ska göras, under tiden det utförs och vad som händer sen. Skissa upp vilka som berörs och gör en plan hur man bäst når olika grupper. Finns det franchisetagare? Då är det extra viktigt att ha en klar kommunikation kring kostnadsfördelning.

Även om det är viktigt att hålla en positiv ton i informationen är det också bra att tydligt kommunicera eventuella utmaningar för att skapa trygghet och delaktighet. Det är nästan altid bättre med för mycket information än för lite.

Fallgrop #3 – Felaktig kostnadsuppskattning

Att räkna på hur mycket ett komplext projekt kommer att landa på i slutändan är inte alltid lätt. Många gånger drar det iväg och oftast är ökningarna relaterade till människor.

Hur undviker man den?

Att göra en ordentlig förundersökning är viktigt och då krävs det att man ställer en hel del frågor till den tilltänkte leverantören.

Behövs det påbyggnadssystem senare. Speca områden och fråga om det är inkluderat eller vad dte kostar att lägga till.

Vad är leverantörens modell? Säljer de ett system för fasta priser eller kommer det att behövas mycket konsulttid? Om du till exempel köper en bil skulle en viktig fråga antagligen vara: hur mycket bensin drar den och på samma sätt är det viktigt att veta vilka kostnader du behöver lägga för att hålla systemet flytande i framtiden,

Vilka ändringar kan jag göra inhouse Kan jag göra det inhouse? Vilka anpassningar kräver konsulthjälp. Speca upp förändringar i systemet som ni kommer behöva göra regelbundet och ta reda på om det är möjligt att ni med den kompetens ni har kan utföra dem inhouse, eller om det varje gång kommer krävas konsulthjälp.

Satsa på ett system som är så pass användarvänligt att ni kan göra förändringar och ta fram rapporter själva.

Fallgrop #4 – Tidsplanen håller inte

I de flesta brancher går försäljning i vågor och det är en bra idé att ta hänsyn till det när systemet ska bytas. Men även om man planerar i god tid finns alltid en risk att tidsplanen spricker vilket i värsta fall kan bli en kostsam historia.

Hur undviker man den?

När är era högsäsonger? Det är viktigt att börja i god tid men också lägga planeringen för att kunna göra en provtryckning under mer hektiska dagar. Men även den mest omsorgsfulla tidsplanering kan spricka om man inte ser till hela bilden. Ofta på grund av att personer som projektet är beroende inte har tillräckligt med tid eller inte tillräckligt dedikerade. Prata med berörda i god tid innan för att de ska ska kunna planera sin tid för projektet efter sina egna förutsättningar. Försök hitta en period som är optimal för så många som möjligt i projektgruppen. Se till att förankra projektet ordentligt för respektive person för att öka engagemanget.

Fallgrop #5 – Byta till ett system som inte stödjer framtida köpbeteenden

När man väljer ett system är det lätt att fastna i ett innifrånperspektiv och fokusera på hur systemet ska hjälpa olika processer i företaget på olika sätt. Det kan leda till att man missar att tänka på vilket system som egentligen är bäst för kunden (vilket i förlängningen givetvis också blir bäst för företaget).

Hur undviker man det?

Tänk på era kunder köpbeteende och vilken typ av målgrupp ni vänder er till. Hur kommer de vilja handla av er i framtiden? Ett viktigt exempel som man ska fråga leverantören är om systemet uppdateras i realtid eftersom era kunders köpbeteenden i allt högre grad kräver det. Exempelvis vill kunder idag allt oftare kunna reservera en vara i realtid och utgår från att den då ska finnas när hen hämtar varan. Om leverantören erbjuder ett system som uppdateras i realtid, fråga mer exakt hur lång tid det innebär. Det ska inte ta längre tid än några sekunder.

2017-03-14T09:36:04+00:00 mars 14th, 2017|Kunskap, Retail|

På Heads.com använder vi cookies för att förbättra vår hemsida och kommunikation mot dig som besökare. Genom att fortsätta att använda webbplatsen godkänner du att användandet av cookies. Mer information

Cookie-inställningar på denna webbplats är inställda på "tillåt cookies" för att ge dig den bästa webbupplevelsen. Om du fortsätter att använda denna webbplats utan att ändra inställningarna för cookies eller du klickar på "Acceptera" nedan då du samtycker till detta. Läs mer om vår policy på http://www.heads.com/sv/integritetspolicy/

Stäng