Hur väljer du rätt systemlösning till din affärsverksamhet?

Teknologin har idag en enorm betydelse för alla affärsområden.

Med rätt IT-system skaffar man sig en konkurrensfördel och till slut kommer man till en punkt där man måste införskaffa eller ersätta en befintlig systemlösning. Upphandlingen har en stor betydelse för att kunna fortsätta effektivisera verksamheten och med den valda lösningen skall man kunna leva i åratal om inte i årtionden.

Hur skall ett sådant beslut fattas och vilken lösning är just den rätta för din verksamhet?

Det är lätt att köpa på sig små, enkla system som uppfyller alla krav för en enskild intressegrupp. Behovsanalysen för en sådan lösning kan t.o.m. göras genom att man diskuterar sig fram och beslutet tas i en mindre grupp. Men när det gäller frågan om att optimera processer för flera intressegrupper inom företaget blir den här lilla, begränsade lösningen snabbt till en belastning.
Allt skall fungera sömlöst och integrationerna blir många.

Det är betydligt lättare att från början sikta in sig på en lösning som täcker de flesta verksamhetsbehov, där hela arbetsflödet kan hanteras från början till slut, eller så långt det är praktiskt möjligt.

En uppradning av funktioner och egenskaper räcker inte

Oftast är det smartast att upphandla en lösning, där de flesta verksamhetsbehov uppfylls. Då är upphandlingsprocessen betydligt mer krävande och svårare och det krävs en god jämförelseanalys mellan de olika alternativen. Ju fler intressegrupper som berörs, ju svårare blir det att göra en objektiv och bra jämförelse. Nu räcker det inte att sätta sig ner och diskutera.

Hur gör man då för att få till ett bra beslutsunderlag?

Det vanligaste jag ser, är att man listar egenskaper, eller ”features”. Det är den enklaste vägen att försäkra sig om att den nya fina lösningen passar just min verksamhet. Den här ”features & functions” listan är lång och innehåller en eller flera meningar för att beskriva de olika punkterna. När sedan listan är skapad, jämför man helt enkelt egenskaperna i de olika lösningsalternativen med liknande svar som: går att göra/ går ej att göra/ går att göra med X antal konsulttimmar. Denna summering berättar dock ingenting om hur lätt och effektivt de enskilda funktionerna och egenskaperna passar för just din verksamhet. Beskrivningen av dessa är oftast så övergripande och generella att de kan tolkas helt olika, beroende på var man befinner sig i kedjan.

Förstahandskravet är att lösningen är snabb och lättanvänd, men det här är en helt tom fras. Om du nu inte har definierat vad som är snabbt och lätt för dig så kan du inte kräva det på en övergripande nivå. Samma generellt beskrivna egenskap kan realiseras på flera sätt och ett litet enskilt steg kan bromsa den praktiska hanteringen betydligt i ett arbetsflöde. Det har skrivits mycket om fördelen med ett bra användargränssnitt, men trots detta, är just den delen oftast kraftigt undervärderad i en upphandling. Det finns många bra metoder för att bedöma ett användargränssnitt, såsom användartester, genomgång av gränssnittet och observation av arbetssättet.

Ta hjälp av Workflows

Istället för att skapa en lista med egenskaper, kan lösningen planeras och realiseras med fokus på process- och arbetsflöden (workflows). De mest kritiska arbetsflöden bör definieras och bedömas enskilt, samt hur dessa genomförs i den nya lösningen. Även om samtliga arbetsflöden inte genast kan skapas i den nya lösningen, får man efter genomgången en uppfattning om hur lätt de viktigaste arbetsflöden kan utföras. Om det visar sig vara effektiva, går det sannolikt också att skapa effektiva flöden för de egenskaper som just då inte skapats.

Genom att bedöma en potentiell lösning med att testa riktiga, befintliga arbetsflöden, undviker du att upptäcka under testfasen, eller kanske först vid produktionssättningen, att lösningen du valt inte blev optimal för verksamheten. I värsta fall kan flödet skapa ineffektivitet med missnöjda medarbetare och en betydligt dyrare process, om du missar denna del.

Fördelarna med Workflow metoden är att problem upptäcks snabbt vid användandet av lösningen. Du behöver inte med jämna mellanrum växla mellan flera olika skärmbilder för att genomföra en fas i flödet. Arbetet kan utföras i en skärmbild, steg för steg. När den fasen sedan är klar, går du vidare till nästa. Detta är synnerligen effektivt för den person som utför arbetet, plus att det sparar din egna tid och arbetsminne. Det är inte lätt att mäta, men fördelarna syns i resultatet av ditt arbete. Nöjdare medarbetare och snabbare, säkrare processer.

Underlätta arbetsbördan, försvåra den inte

Personligen har jag alltid varit av den åsikten att teknologin skall förenkla, inte försvåra människans liv. Detta tankesätt har alltid styrt de projekt jag deltagit i. En lösning skall alltid förbättra sättet att arbeta, annars är det liksom ingen mening. Därför är jag verkligen entusiastisk när jag får jobba med vår nya lösning för retail-marknaden. Heads Retail är inte bara den nya generationens lösning, som ger dig en effektiv central arkitektur och data i riktig realtid. Heads Retail är i grunden planerat och uppbyggt för att stödja arbetsflöden för oss som jobbar i branschen samt våra intressegrupper, på bästa möjliga sätt. Även om lösningen är relativt ny på en mycket konkurrensutsatt marknad, ser att jag det finns en god och sund grund för att leverera framtidens retail-lösning och bli företagens första val.

aki-korpua-blogg
Skriven av:  Aki Korpua, Product Manager Heads Retail at Solteq Oyj, Finland
Bild: Aki Korpua

2016-12-14T09:55:10+00:00 juni 1st, 2016|Retail, Tips och råd|0 Comments

På Heads.com använder vi cookies för att förbättra vår hemsida och kommunikation mot dig som besökare. Genom att fortsätta att använda webbplatsen godkänner du att användandet av cookies. Mer information

Cookie-inställningar på denna webbplats är inställda på "tillåt cookies" för att ge dig den bästa webbupplevelsen. Om du fortsätter att använda denna webbplats utan att ändra inställningarna för cookies eller du klickar på "Acceptera" nedan då du samtycker till detta. Läs mer om vår policy på http://www.heads.com/sv/integritetspolicy/

Stäng